La implantación de planes de igualdad y registro salarial en las empresas

La desigualdad salarial sigue siendo una realidad en las empresas españolas, ampliándose al aumentar la edad. Pese a tratarse de puestos con idénticas responsabilidad y funciones, las diferentes retribuciones en algunas ocasiones se justifican por razones de género.  

Por ello, desde los Gobiernos (Ministerio de Igualdad) se van adoptando progresivamente medidas dirigidas a empresas y organizaciones para exigir la implementación de buenas prácticas y acabar de esta forma con el trato discriminatorio en las retribuciones u oportunidades. 

Desde el Departamento de Derecho Digital y Nuevas Tecnologías de Leasba ayudamos a las empresas a implantar el Plan de Igualdad, el canal de denuncias, el registro salarial y todas aquellas buenas prácticas necesarias dentro de cualquier organización. 

Tabla de contenido 

→ Todo sobre el plan de igualdad

• ¿Qué es el plan de igualdad? 
• ¿Qué empresas están obligadas a implantar el plan de igualdad? 
• Si cuento con menos de 50 trabajadores, ¿Cuáles son mis obligaciones? 
• Fases para la preparación de un plan de igualdad  
• ¿Qué es el reconocimiento Distinción «Óptima Castilla y León» y cómo conseguirlo? 

→ Todo sobre el registro salarial 

• ¿Qué es el Registro Salarial? 
• ¿Qué empresas se verán obligadas a implantar un Registro Salarial? 
• ¿Cómo se elabora un Registro Salarial? 
• ¿Qué ocurre en caso de existir brecha salarial? 

¿Qué es el plan de igualdad? 

Se trata de un Plan de actuación, en el que se recogen una serie de pautas que las empresas deben cumplir, y poder detectar rápidamente en caso de no ser así. 

No se basa solamente de una mera gestión documental y de nóminas, sino que interviene en posibles cambios de resultados, cultura de empresa y políticas internas.

¿Qué empresas están obligadas a implantar el plan de igualdad? 

El artículo 1 del RD Ley 6/2019 modificó la Ley Orgánica 3/2007, ampliando el número de empresas obligadas a presentar un plan de igualdad. 

 A partir de marzo de 2022, las empresas con plantilla de entre 50 y 100 trabajadores estarán obligadas a presentar un plan de igualdad.  

Para valorar el tamaño real de la empresa y conocer la obligatoriedad de la aplicación de la Ley, se debe de tener en cuenta la plantilla total, con independencia de los centros de trabajo y tipo de contrato.  

Además, resultará obligatoria la implantación de un plan de igualdad en los siguientes casos:

• A aquellas entidades que desean trabajar con las Administraciones Públicas, se les exige también disponer de un plan de igualdad, pese a contar con una plantilla inferior. 
• A aquellas entidades que a través del Convenio Colectivo de aplicación se les haya establecido la obligación. 
• A aquellas entidades que hayan sido sancionadas por la autoridad laboral, y hubiesen acordado la sustitución de las sanciones por la elaboración de dicho plan. 

Si cuento con menos de 50 trabajadores, ¿Cuáles son mis obligaciones? 

Las empresas que no llegan al mínimo de trabajadores establecido para considerar obligatoria implantación de un Plan de Igualdad no están obligados a elaborar dicho plan, a no ser en caso de que el convenio colectivo de aplicación así lo haya establecido.  

Su implantación en estos casos se llevará a cabo de manera voluntaria, previamente a la negociación con los representantes de los trabajadores de la empresa.  

Aunque en estos casos no exista la obligación de elaborar un Plan de Igualdad, estas empresas deberán respetar el trato igualitario y de oportunidades en el ámbito laboral, así como adoptar medidas para evitar discriminaciones o conductas de acoso sexual, debiendo para ello elaborar protocolos específicos e implementar un canal de denuncias. 

Sin embargo, sí cuentan con la obligación de elaborar un registro retributivo en el que se detallen los diferentes salarios de la empresa, clasificados en función de género.

Fases para la preparación de un Plan de Igualdad

Creación de una Comisión negociadora del plan de igualdad

En un plazo máximo de 3 meses, debe ser formada una Comisión negociadora, constituida por los representantes de los trabajadores y pertenecientes a un sindicato.  

Una vez se haya constituido, se abre un plazo máximo de 1 año para negociar la solicitud del registro.  

Diagnóstico previo

Se deben analizar los requisitos de igualdad en los siguientes campos de actuación empresarial:

• Selección 
• Clasificación profesional 
• Formación 
• Condiciones de trabajo 
• Conciliación 
• Prevención 
• Promoción interna 
• Auditoría salarial 

Elaboración del Plan de Igualdad

Una vez constatado el nivel de igualdad en las diferentes áreas anteriormente relacionadas, sujetas a análisis, se procede a la elaboración de medidas de actuación para combatir posibles desviaciones o generar mejoras.  

El contenido mínimo que se debe recoger en un Plan de Igualdad de una empresa debe contar con los siguientes aspectos:

• El ámbito de aplicación del plan. 
• Un diagnóstico de la situación de la empresa. 
• Resultados de la auditoría retributiva 
• Objetivos del plan 
• Medidas, con sus plazos, indicadores y recursos para llevarlo a cabo 
• Calendario de actuaciones  
• Sistema de seguimiento 
• Órgano que va a hacer el seguimiento y la verificación 
• Procedimiento para modificaciones 

Negociación

Una vez que se haya preparado el Plan de Igualdad por la empresa, debe ser negociado por la comisión del Plan de Igualdad, conformada por los representantes de los trabajadores.  

En caso de no haber un entendimiento, el Plan de Igualdad debe ponerse en marcha y actuar en base a lo que allí se recoge.

Registro del Plan de Igualdad

El Plan de Igualdad elaborado debe llevarse ante registro público, siguiendo un proceso de validación por la autoridad laboral, y quedando registrado en el Ministerio o Consejería que determine la respectiva Comunidad Autónoma. 

¿Qué es el reconocimiento Distinción «Óptima Castilla y León» y cómo conseguirlo? 

Este reconocimiento como “Entidad Colaboradora en Igualdad de Oportunidades entre Mujeres y Hombres” tiene como finalidad hacer público aquellas entidades de la Comunidad Autónoma de Castilla y León comprometidas con la igualdad y que, no sólo adoptan las obligaciones vigentes en ese campo, sino que de manera voluntaria llevan a cabo políticas y buenas prácticas en materia de igualdad de oportunidades, conciliación de vida familiar-laboral y la eliminación de brechas salariales de género.  

Para obtener el Distintivo “Óptima Castilla y León”, las empresas deben superar una auditoría en la que se verifica el desarrollo de sus políticas y prácticas en igualdad. 

Solicitud

La solicitud de este reconocimiento cuenta con un plazo abierto de manera permanente. 

En cuanto a las entidades que pueden solicitarlo, se recogen:

• Empresas 
• Entidades sin ánimo de lucro 
• Comunidades de bienes 
• Personas físicas empleadoras

Todas ellas deben reunir los requisitos previstos en el Decreto 20/2018, contando con su sede social o desarrollo de actividad en la Comunidad de Castilla y León, sin considerar su dimensión ni actividad desarrollada.

Resolución

El plazo de resolución es de 3 meses desde la fecha de su solicitud en el órgano competente en el que se haya registrado para su tramitación.  

La notificación llega a las empresas vía correo postal hasta el domicilio o lugar registrado a efecto de notificaciones.  

Los requisitos a cumplir para su aprobación son los siguientes:

• Tener implantadas medidas de igualdad de género, realizando el seguimiento y evaluación de la aplicación. 
• Contar con mecanismos de información y participación de la plantilla en la implantación de las medidas de igualdad de género (comisiones de igualdad o responsables de igualdad).  
• Tener un protocolo de acoso sexual y procedimiento de prevención y canal de denuncias.  
• Estar inscritas en el correspondiente régimen de la Seguridad Social e inscritas en el registro público que corresponda.  
• Cumplimiento de las obligaciones en materia tributaria y de Seguridad Social. 
•  No haber sido sancionadas con carácter firme en los tres años anteriores a la fecha de la solicitud del distintivo, por la comisión de infracciones graves o muy graves en materia de igualdad de oportunidades.

¿Qué es el Registro Salarial? 

Según el Real Decreto 902/2020 de igualdad retributiva entre mujeres y hombres, desde 2019 existe la obligación de elaborar este registro retributivo o salarial.  

El Registro Salarial se basa en un estudio de los salarios de las empresas: un valor medio de los distintos salarios en función de una clasificación por grupos. Sin embargo, no contiene la identidad ni información personal de los empleados allí registrados.  

Debe ser realizado en un periodo de un año natural. En caso de que la empresa sufra alteraciones sustanciales (considerando aquello que afecta de manera colectiva a la plantilla o de manera conjunta a la política retributiva de la empresa) deben ser notificadas, actualizando el Registro Salarial.

¿Qué empresas se verán obligadas a implantar un Registro Salarial? 

Desde 2019 se presenta como obligatorio el Registro Salarial para todas las empresas, sin considerar el número de trabajadores con el que cuentan. 

Este documento debe presentarse, junto al Plan de Igualdad, de manera anual ante los representantes de los trabajadores, inspección o trabajadores que lo requieran, pudiendo solicitarlo en cualquier momento.

¿Cómo se elabora un Registro Salarial?

Primera clasificación: por valores medios

Se dispone de los diferentes salarios que perciben los miembros de la empresa, debiendo ser analizado y clasificado en función de las siguientes medias: 

• Valor medio del salario. 
• Valor medio de los complementos salariales (horas, importe, guardias…).  
• Valor medio de las percepciones extrasalariales (dietas, transporte, etc.). 

Las retribuciones que no se tienen en cuenta para la consideración del cálculo de brecha salarial, y por tanto no deben ser incluidas en el Registro Salarial, son:

• Indemnizaciones o suplidos por los gastos de la actividad laboral. 
• Prestaciones o indemnizaciones de la Seguridad Social. 
• Pluses de distancia y transporte. 
• Indemnizaciones por traslado. 
• Indemnizaciones por despidos. 
• Dietas por alojamiento o manutención. 

Segunda clasificación: por género

En el momento en el que contamos con las diferentes medias clasificadas, se procede a realizar una clasificación en función del género de las personas: hombre y mujer. Por ello, en base a cada una de las clasificaciones anteriores, se subdivide en estos dos grupos que conforman la empresa.  

Tercera clasificación: categoría profesional

En función de los valores medios calculados, y su clasificación en hombres y mujeres, se procederá a realizar otra subclasificación con cada categoría profesional, grupos profesionales o trabajos de mismo valor.  

Una vez obtenidos todos los resultados de las diferentes clasificaciones, la empresa podrá realizar filtrados, para realizar un estudio de los diferentes salarios. Es interesante contar con distintas comparativas para corroborar que no existen diferencias salariales entre hombres y mujeres. Por poner un ejemplo, en algunas empresas puede existir brecha salarial si se filtran sus resultados según la categoría profesional, y no por trabajos de igual valor. 

¿Qué ocurre en caso de existir brecha salarial?

En el momento que se detecta brecha salarial, tras el análisis de salarios por medio de diferentes filtros en las clasificaciones anteriormente expuestas, se deberá analizar si está justificada o no. 

En el caso de empresas que cuentan con 50 ó más trabajadores y con una desigualdad que supere el 25%, están obligadas a justificar los motivos de esta desigualdad en el Registro Salarial. 

Por este motivo, debemos destacar la importancia de contar con herramientas de análisis de datos que permitan procesar esta información para reaccionar de inmediato ante las desigualdades percibidas.  

En caso de que la Inspección Laboral descubra desigualdades salariales y la empresa no presente ni un Plan de Igualdad ni un Registro Salarial, puede enfrentarse a elevadas sanciones.  

Para el primer incumplimiento en esta materia, se da un plazo de rectificación a la empresa en el que deberá adaptarse a la normativa establecida en materia de Igualdad, sin la aplicación de una sanción económica.  

De no ser así, y se constaten reiterados incumplimientos, la empresa puede enfrentarse a multas de entre 625€ y 6.250€.  

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