La directiva “whistleblower” y el Canal de Denuncias en empresas

La Directiva (UE) 2019/1937, del Parlamento Europeo y del Consejo, se concibe como un intento por parte de la UE para acabar con las infracciones cometidas por parte de las empresas.

El 17 de diciembre de 2021 expiró el plazo que los Estados miembros tenían para trasponer dicha Directiva a sus ordenamientos internos, estando en estos momentos a la espera de su incorporación a nuestra normativa nacional, aunque las líneas fundamentales de la Directiva son bastante claras.

En este post llevaremos a cabo una introspección de esta norma para conocer su dimensión, cómo y a quién afectará:

¿Qué trata la Directiva “whistleblowing” o los Canales de Denuncias Internos?

Esta nueva normativa se torna como un gran avance contra comportamientos ilícitos que se cometen en el interior de las empresas.

Establece la obligación de crear un canal de denuncias interno por el que las personas trabajadoras puedan comunicar cualquier infracción, garantizando su confidencialidad para protegerlos, pudiendo realizar estos comunicados de un modo anónimo.

El objetivo con el que se implanta esta normativa es destapar prácticas irregulares o ilegales que puedan darse, tanto en el sector privado como en el sector público. Algunos de los delitos contra los que se actúa son, entre otros:

• Fraude.
• Blanqueo de capitales.
• Evasión de impuestos.
• Competencia desleal.
• Delitos contra el consumidor.
• Infracciones contra la protección de datos.

¿A qué empresas se les obliga?

Las empresas que cumplan alguna de las siguientes características, quedarán inicialmente obligadas a incorporar el canal de denuncias:

• Empresas que cuenten con más de 250 trabajadores.
• Aquellas que generen un volumen de negocio igual o superior a 10 millones de euros anuales.
• Todas las empresas dedicadas al sector financiero.
• Empresas miembros de la Unión Europea.

Además, la Directiva “whistleblowing” permite no sólo a los trabajadores de la entidad acceder a este canal interno, sino también a terceras personas que tengan relación con la empresa, los directivos y órganos de administración.

¿Qué obligaciones deben cumplir las empresas? 

Las empresas que reúnan alguno de los anteriores requisitos están sujetas a una serie de exigencias que deben cumplir:

• Establecer canales de denuncias internos

Por los que se permita la comunicación interna de dichas infracciones, de manera que se asegure la confidencialidad y el anonimato de la persona denunciante.

Se obliga a su revisión y actualización periódica, estableciendo además un sistema disciplinario que deba aplicarse en caso de infracción.

• Protección de datos 

En base al cumplimiento con las disposiciones legales de la LO 3/2018 (LOPDGDD) y del Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD), los datos de los denunciantes serán accesibles exclusivamente para el Órgano de Compliance.

El tratamiento de estos datos tiene la finalidad exclusiva de la gestión y tramitación de las denuncias, con lo que se pretende únicamente asegurar la protección del denunciante.

• Establecer un encargado de gestión de denuncias 

Se ha de elegir un encargado para gestionar las denuncias internas o también podrá externalizarse este servicio en una empresa mediadora.

Además, se deben almacenar los informes en un lugar seguro, siendo consultados en caso necesario exclusivamente por el Compliance Officer, para garantizar la confidencialidad de los mismos.

• Comunicar la denuncia 

El órgano de compliance procederá a la resolución de la misma y propondrá las medidas a adoptar en base a las investigaciones internas realizadas.

Se prohíben las represalias o discriminaciones hacia aquella persona que haya comunicado una irregularidad. En caso contrario, el Compliance Officer deberá ponerlo en conocimiento a la Dirección y personal encargado de la gestión de medidas disciplinarias.

• Formación a los empleados 

Garantizar que conozcan la existencia del canal de denuncias interno, sus objetivos, su funcionamiento y el proceso de presentación de la denuncia.

Además, la existencia de dicho canal deberá ser comunicada al representante de los trabajadores.

¿Cuál es el procedimiento de las denuncias?

Se procederá al nombramiento de un Compliance Officer, figura crucial en este proceso que impone la Directiva “whistleblowing”, por lo que no sólo se encargará de todo el proceso de gestión, sino que además custodiará la documentación aportada por el denunciante o tercero durante el procedimiento y tiempo que sea necesario conforme a la legislación vigente.

La gestión que conlleva el canal de denuncias interno deberá seguir los siguientes pasos:

• Recepción y registro de una denuncia

La denuncia podrá ser realizada por medio de la página web corporativa o desde un enlace que, conforme al Manual de Compliance, deberá ponerse a disposición de todos los miembros de la entidad y de aquellos que cuenten con alguna relación con la misma.

• Validación de la denuncia y tramitación

Se procederá al estudio del caso de incumplimiento en base al Código Ético y Códigos de Conducta de la entidad, pudiendo dar como resultado la incoación de un posible procedimiento penal, cumpliendo durante todo el proceso con el anonimato del denunciante, a fin de que no sea culpado o sufra represalias.

• Resolución y Comunicación

Una vez finalizado el estudio y análisis del incumplimiento denunciado, el órgano competente de la organización deberá adoptar la decisión correspondiente. En caso de constar una denuncia como aceptada, se procederá a la comunicación, resultando obligatoria su notificación:

• A las autoridades competentes en la materia.
• Al denunciante en un plazo de siete días, y en un plazo de tres meses sobre las medidas adoptadas en función de los resultados de la investigación interna.

Desde LEASBA ofrecemos la implantación del canal de denuncias en la Intranet de la empresa de un modo sencillo, su actualización periódica y la adopción del correspondiente protocolo de investigación y gestión de denuncias, así como un sistema disciplinario aplicable a los incumplimientos, garantizando que en todo momento esté presente el requisito fundamental de confidencialidad en las denuncias.

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